A szakdolgozatban felhasznált személyes adatok kezelésére szigorú szabályok vonatkoznak a GDPR (általános adatvédelmi rendelet) és a felsőoktatási intézmények belső előírásai alapján. Az alábbiakban összefoglaljuk a legfontosabb tudnivalókat:
1. Jogi alapok és alapelvei:
- Jogalap szükséges: Személyes adatot (bármely azonosított vagy azonosítható természetes személlyel kapcsolatos adatot) csak megfelelő jogalappal lehet kezelni. Tudományos kutatás céljára ez leggyakrabban az érintett önkéntes és tájékozott hozzájárulása.
- Adatminimalizálás: Csak annyi adatot szabad gyűjteni és felhasználni, amennyi feltétlenül szükséges a kutatás céljának eléréséhez.
- Célhoz kötöttség: Az adatokat kizárólag a szakdolgozat elkészítésének és a kapcsolódó tudományos céloknak (pl. védés, archiválás) érdekében lehet kezelni.
- Titoktartás: Gondoskodni kell az adatok biztonságáról, hogy illetéktelen személyek ne férhessenek hozzájuk.
2. Teendők a kutatás során
Tájékoztatás és hozzájárulás:
- Mielőtt bármilyen személyes adatot gyűjtene (pl. kérdőív, interjú), írásban kell tájékoztatnia az érintetteket az adatkezelés minden releváns aspektusáról (cél, jogalap, kezelés időtartama, jogaik, adatvédelmi tisztviselő elérhetősége)
- Be kell szereznie az érintettek kifejezett hozzájárulását az adatkezeléshez egy külön nyomtatványon. Az egyetemek általában sablonokat biztosítanak ehhez, például az ELTE honlapján elérhetőek ilyenek.
- Különleges adatok: Különleges személyes adatok (pl. egészségügyi, genetikai, faji eredetre vonatkozó adatok) kezelése fokozottan tilos, kivéve, ha a témavezetővel egyeztetve speciális szabályok szerint jár el, és a jogszabályok ezt lehetővé teszik.
- Anonimizálás/Pszeudonimizálás: Ahol csak lehetséges, anonimizálja vagy pszeudonimizálja az adatokat (pl. kódok használata nevek helyett), hogy a szakdolgozatban már ne legyenek közvetlenül beazonosíthatóak az érintettek.
3. Teendők a szakdolgozat benyújtásakor
- Titkosítás: Ha a szakdolgozat a kutatás tárgyát képező személyek beazonosítását lehetővé tévő adatokat tartalmaz, a dolgozatot a témavezetővel egyeztetve minősíteni (titkosítani) kell. Ez biztosítja, hogy csak a bírálók és a tanulmányi hivatal munkatársai férhessenek hozzá.
- Hozzájárulások feltöltése: Az összes aláírt hozzájáruló nyilatkozatot be kell szkennelni, és a szakdolgozattal külön fájlban kell feltölteni a Neptunba vagy a kari rendszerbe.
- Adatok megsemmisítése: A kutatás alapjául szolgáló nyers adatokat (pl. hangfelvételek, kitöltött papír alapú kérdőívek) a sikeres védés után – vagy a szükséges jogorvoslati idők leteltével – meg kell semmisíteni, kivéve, ha az érintett másként nem járult hozzá.
- Minden esetben javasolt egyeztetni a témavezetővel és az egyetem adatvédelmi tisztviselőjével (DPO), mivel az intézményi szabályzatok eltérhetnek, és ők tudnak naprakész, konkrét útmutatást adni a helyes eljáráshoz.