2020.07.28.
Az adatkezelés során a legváratlanabb helyzetben derülhet fény egy incidens bekövetkezésére.
Nagyon sokan dolgozunk számítógéppel, a korábbi faxokat, postai küldeményeket felváltotta az e-mailezés. Az e-mail címzettjeinek beírása során a kezdőbetűk beírása során a legtöbb rendszer felkínálja a korábban már használt címet, ha több személy kezdő betűi is megegyeznek, akkor annyival több cím ugrik fel a rendszerben. Amikor a tartalom szövegszerkesztése a feladat teljesítése köti le a figyelmünket, előfordulhat hogy nem a jó e-mailcímre kattintunk rá, s a legritkább esetben ellenőrizzük vissza a címzett nevét, illetve címét.
Örülünk annak, ha egy feladattal végzünk és továbbléphetünk a következőre. Ezért aztán ha a címzett nem reagál a levelünkre abban az időintervallumban, amelyet meghatároztunk a korábbi mailben, máris küldjük az emlékeztető mailt. Előfordulhat, hogy ekkor döbbenünk rá a korábbi helytelen címzésre, s ez már egy adatkezelési incidens,hiszen nem a címzett részére küldtük személyes adatot, céges elérhetőségeket, akár üzleti titoknak minősíthető információkat és így tovább. Manapság a cégek érdeke, hogy a jövőben ezekkel a kiadott információkkal senki ne zsarolja vagy éppen fenyegesse meg a szervezetet. Persze, ha fel akarják törni a rendszert, akkor éppen kapóra jöhet egy ilyen információ vagy adattömeg.
A megoldás a szervezeten belüli adatbázisok folyamatos frissítése, illetve a kollégák számára egy beépített ellenőrzési mechanizmus elfogadása és begyakorlása.